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El teletrabajo o el trabajo de forma remota ha venido para quedarse
La crisis vivida a causa de la aparición del covid 19 cambiará nuestra forma de vida, nuestras costumbres e inevitablemente, nuestra forma de trabajar.
Muchas empresas han trasladado su actividad profesional a los domicilios de sus empleados, lo que les ha permitido seguir trabajando dentro de la normalidad que ha permitido la situación, y seguir atendiendo las necesidades de sus clientes.
El teletrabajo o el trabajo de forma remota ha venido para quedarse, y es esencial que los negocios estén preparados para poder mover de manera inmediata la producción de los despachos a las casas de los trabajadores.
También surgirán aquellas empresas que cambiarán sus oficinas por otras más pequeñas, ofreciendo a sus empelados la posibilidad de trabajar desde casa, tal como ya vimos en el artículo «Teletrabajo con ServiceTonic«, este es un valor que los trabajadores ven como valor añadido para una empresa.
Pero para que esto sea posible, hay que tener en cuenta dos aspectos bien distintos: el primero, como debe ser el «despacho» del empleado en su domicilio, y el segundo, la importancia que debe tener para las empresas la selección de un software u otro que les permita seguir con la producción y con la atención a sus clientes.
Acomoda el lugar para teletrabajar
Para que trabajar en remoto o el teletrabajo sea eficaz, el trabajador debe estar en un entorno óptimo y debe disponer de unos requisitos mínimos.
1. Conexión a internet rápida y segura
El teletrabajo o el trabajo en forma remota no sería posible sin una conexión a internet potente y sobretodo, segura.
Sin esta red fuerte y rápida, podría haber problemas en las videoconferencias o incluso problemas con los softwares utilizados, no ofreciendo así un buen servicio a los clientes o no pudiendo cumplir con la producción del trabajo.
Y para que la conexión sea completamente segura, es recomendable que la empresa ofrezaca un servicio VPN a sus empleados.
2. Crea una oficina propia
Aunque el trabajo en forma remota invite a trabajar des del sofá o desde la cama, hay que evitarlo. Una mesa con una silla ergonómica evitará los problemas de espalda y esa comodidad hará que se trabaje productivamente.
Lo ideal y lo más recomendable es poder tener un espacio en casa independiente, como puede ser una habitación, para poder separar el tiempo de trabajo del tiempo de descanso. Aunque esto no siempre es posible, y en estos casos, lo recomendable es poder aislarse del resto y poner horarios en los que se comunicas a las personas que viven contigo que en ese tiempo no puedes estar por ellos.
Unos buenos cascos ayudan al aislamiento, y mejor que incorporen un micrófono para que el audio de las conferencias sea más claro y no se oiga ruido de fondo.
3. Un buen portátil es imprescindible
Si una buena conexión a internet es imprescindible para el teletrabajo o el trabajo en forma remota, también lo es disponer de un buen ordenador y de un buen spartphone.
Un buen portátil agilizará el trabajo y aumentará la productividad, así como permitirá que la comunicación con los clientes también sea ágil y no presente interrupciones.
4. Crea una comunicación eficaz con tus compañeros
El trabajo en equipo es fundamental para que una empresa tenga buenos resultados, pero con el teletrabajo o el trabajo en forma remota esta comunicación puede no ser tan fluida como cuando se está en la oficina.
Es por eso que es importante establecer canales de comunicación entre los trabajadores de la empresa, de esta manera todos los compañeros estaran al día de las novedades surgidas, de la comunicación con los clientes e incluso se podrán hacer planificaciones de tareas.
Software que permita la comunicación instantánea con clientes o usuarios
Hace unos días ya hablábamos del nuevo modelo de negocio que iba a ser tendencia durante el 2020, hablábamos del Xaas, Everything as a Service, un modelo de negocio basado en suscripciones en contra la compra por un único pago.
Pero, ¿cómo se puede implantar a la vez este modelo de negocio con el teletrabajo o trabajo de forma remota? Únicamente es posible con softwares potentes que faciliten la comunicación entre el cliente o usuario y los agentes responsables de la empresa encargados de atender a las peticiones de estos.
ServiceTonic es un software de help desk que permite establecer esta comunicación entre empresa y clientes a través de varios canales de comunicación, igual de efectivos todos ellos.
Y con una conexión a internet, es independendiente donde se encuentre tanto cliente como agente, ya sea en oficinas o en domicilios, la comunicación entre ellos será igual de buena y eficaz.
¿Qué incluye el software de help desk de ServiceTonic?
Comunicación ágil con los clientes o usuarios
Existen varias funcionalidades que permiten la comunicación ágil entre los agentes y los clientes que pueden estar teletrabajando:
- Chat: es una funcionalidad indispensable hoy en día, ya que cada vez estamos más acostumbrados a las aplicaciones de este tipo. Permite que el agente que está teletrabajando responda de manera inmediata a las necesidades del cliente o usuario.
- Integración con el correo electrónico: ServiceTonic permite crear tickets de manera automática a través de un correo electrónico corporativo. Esto facilita que el cliente o usuario, accediendo únicamente a su correo electrónico ya genere un ticket que pasará a ser atendido por el agente, el cual, a través de las notificaciones, conocerá de manera inmediata esa petición.
- Integración con sistemas de telefonía: integrando ServiceTonic con el sistema de telefonía (CTI) de la empresa,es posible abrir automáticamente un ticket por parte de un agente a través de una llamada telefónica de parte del cliente o usuario.
Herramientas para facilitar el teletrabajo o el trabajo de forma remota para el usuario y cliente
- Acceso remoto a los equipos de sus clientes: esto facilita que si el usuario o cliente tiene alguna incidencia o duda, el agente puede conectarse a su máquina independientemente que estén ambos teletrabajando o en sus oficinas.
- Registro de todas las actividades (herramienta de ticketing): los tickets permiten centralizar el trabajo realizado por los agentes, independientemente de su localización, ya sea en una oficina o con teletrabajo. Gracias a esta centralización cualquier agente con permisos puede acceder al ticket en concreto de un cliente determinado y atenderle igualmente de bien que estando en una oficina con el compañero que ha empezado la gestión de ese ticket.
- Portal de usuario: permite el autoservicio de los clientes, facilitando el trabajo desde cualquier localización, tanto en la oficina como en teletrabajo o trabajando de manera remota.
- Capacidad de automatizar procesos (reglas de negocio): si se trabaja desde la oficna, cuando se recibe un ticket el supervisor puede definir a que agente se lo asigna, en función su carga de trabajo o disponibilidad, pero con teletrabajo o el trabajo en remoto, esto es más difícil de gestionar.
Si el sistema es capaz de determinar por ejemplo a quién asignar un ticket en función de la procedencia, de la tipología, de la carga de trabajo del equipo, etc, entonces podremos teletrabajar de forma mucho más eficiente ya que estará todo automatizado. Se reducen los tiempos de espera, la carga de trabajo administrativa y se ofrece un mejor servicio.
- Repositorio de información (bbdd conocimiento): ServiceTonic permite a los usuarios y agentes acceder a la base de datos de conocimiento, de esta manera, pueden estar teletrabajando o trabajando de forma remota pero a la vez acceder a toda la base de datos de conocimento para resolver cualquier duda.
Cumplir con la legislación
Desde del pasado mes de marzo del 2019 la legislación española establece que cualquier trabajador debe registrar su jornada laboral. Y el teletrabajo o el trabajo de forma remota no puede ser excusa para no cumplir con ella, por eso ServiceTonic inlcuye la funcionalidad del registro horario para que tanto agentes como usuarios o clientes guarden el inicio y final de su jornada laboral.
