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Notificaciones a grupos de contactos con la herramienta de ticketing
La herramienta de ticketing de ServiceTonic permite, además de notificar a un solo contacto los cambios en un ticket, generar notificaciones a un grupo de contactos las modificaciones realizadas en este.
La posibilidad de generar notificaciones masivamente sobre los cambios en un ticket, permite ahorrar tiempo en la generación de estos, además de asegurar de que todos los usuarios sean notificados.
Con la herramienta de ticketing es posible crear grupos de contactos, que cumplan con unas condiciones, y añadirlos a la hora de guardar los cambios en el ticket, de esta manera, la notificación no llegará únicamente al agente asignado o usuarios, sino también a ese grupo de contactos.
La herramienta de ticketing permite, aún teniendo el grupo o búsqueda de contactos creado, que se pueda acabar de definir si alguno de esos contactos no debe ser notificado del cambio de ese ticket, o añadir a algún otro usuario que no se haya vinculado en un inicio a ese grupo.
Lo único que el agente debe hacer es seleccionar del primer bloque al usuario o contacto que quiera añadir a esa lista de correo, únicamente para esa notificación; o eliminar, del segundo bloque, el contacto que no quiere que sea notificado por ese cambio.
Crear listas de contactos
El primer paso que debe realizar el administrador para que los cambios en los tickets se notifiquen a más de un contacto, es crear una lista con los destinatarios interesados.
Para ello, deberá crearse una búsqueda personalizada desde la misma herramienta de ticketing: en esta búsqueda se configurarán los parámetros o campos en común que deberá tener ese grupo de contactos, como puede ser que formen parte del mismo departamento, que sean los trabajadores de una empresa cliente, o que sean los usuarios de una determinada oficina.
Envíos y notificaciones de correos
Después de que el agente realice las modificaciones oportunas en el ticket, debe marcar la casilla «Seleccionar CC», y ahí podrá escoger entre los grupos creados, el que debe ser notificado de esos cambios.
Una vez el grupo está seleccionado, sólo queda guardar el ticket y será entonces cuando llegará un email informando de las modificaciones que se han realizado al grupo de contactos que haya quedado vinculado en ese ticket.
La notificación a más de un contacto de los cambios realizados en un ticket permite ahorrar tiempo a la hora de guardar tickets y evita que algún contacto se quede sin la recepción de esa modificación.
