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Presentación de la herramienta colaborativa de ServiceTonic: ForumTonic
ServiceTonic ofrece su herramienta colaborativa, ForumTonic, para que los miembros de un equipo puedan comunicarse entre ellos, independientemente de su ubicación física.
Herramienta colaborativa para una gestión eficiente del espacio de trabajo
Una comunicación eficaz entre los miembros de un equipo es indispensable para el buen funcionamiento de una empresa, para ello, existen actualmente numerosas herramientas que facilitan dicha comunicación, como son por ejemplo el correo electrónico, el teléfono o la mensajería instantánea, pero ServiceTonic, ofrece, además, una herramienta colaborativa incluida en su software de help desk.
Nuestra herramienta colaborativa, ForumTonic, permite que los miembros de un equipo generen espacios de trabajo donde debatir nuevas ideas, mejoras, proponer soluciones y contar con un canal de comunicación unilateral, además de poder compartir todo tipo de documentos.
El único requerimiento para poder trabajar con esta herramienta colaborativa, es contar con un dispositivo con acceso a internet, esto permite acceder a ForumTonic des de un portátil o desde un dispositivo móvil.
Ahora las distancias físicas ya no son ningún problema para trabajar de una manera eficaz.
Acceso a la herramienta colaborativa ForumTonic
Siguiendo la filosofía de ServiceTonic, accederán a esta herramienta colaborativa los agentes cuyo rol se lo permita.
De esta manera, es posible asignar roles que puedan crear toda la estructura de contenido de ForumTonic, roles que únicamente puedan consultar el contenido o roles que puedan crear canales de comunicación abiertos o cerrados, según necesidad.
Gracias a esta filosofía, se pueden crear tantos espacios de trabajo con canales o temas en la herramienta colaborativa como se necesiten para una buena gestión de la comunicación.
¿Cómo funciona ForumTonic?
El funcionamiento de la herramienta colaborativa de ServiceTonic es sencillo:
La comunicación se ordenará en forma de árbol, de esta manera se empieza desde un espacio de trabajo que puede ser común para todos los miembros del equipo con distintos canales, los cuales pueden ser abiertos o cerrados, cada uno con acceso a unos roles u otros y estos a su vez contarán con uno o varios temas que permitirán ordenar el espacio de debate según temáticas.
Beneficios de contar con una herramienta colaborativa en un software de Help Desk
Contar con la herramienta colaborativa, con ForumTonic, en el software de help desk de ServiceTonic proporciona múltiples beneficios:
1. Una única aplicación
Al contar con el espacio de trabajo incorporado dentro del mismo software de help desk, los usuarios y/o agentes, cuando reciben la notificación de un nuevo mensaje, no tienen la necesidad de salir de la aplicación para abrir una nueva. Esto permite agilidad tanto en la comunicación como en la producción
2. Espacios de trabajo dependiendo del servicio
Aun contando con una única instalación de ServiceTonic, se pueden tener los servicios necesarios dependiendo de departamentos o de necesidades internas de la empresa. Esto conllevará que unos agentes puedan acceder a uno servicios u otros. Gracias a poder crear Espacios de trabajo en uno o más servicios, se posibilita que los agentes con acceso a un servicio, puedan acceder a espacios de trabajo configurados en otro. Todo esto irá en función de la configuración de ForumTonic según los requerimientos de la empresa.
3. Comunicación inmediata
Gracias, tanto a las notificaciones push del navegador y de escritorio, como a los badges, ForumTonic notificará cada nueva notificación en los temas en los que los usuarios o agentes estén suscritos. Existe, no obstante, la posibilidad de desactivar estas notificaciones des del mismo tema en caso de no querer que la herramienta nos notifique los nuevos mensajes.
4. Espacios de debate que aportan valor a la empresa
Los espacios de debate pueden tener tantos usos como necesidades tenga la empresa. De esta manera, pueden implementarse desde esta herramienta un sistema de mejora continua y de gestión de ideas.
5. Mensajes directos entre miembros del equipo
Tal como ya se ha visto anteriormente, la capacidad de comunicación entre los miembros de un equipo es indispensable para un buen funcionamiento de la empresa, es por esto, que desde ForumTonic se pueden enviar mensajes directos hacia un usuario o agente suscrito al espacio de trabajo.
6. Acceso según roles o equipos
En compañías donde haya una estructura jerárquica entre los miembros de una empresa, es necesario dar acceso, tanto a los espacios de trabajo como a los canales, en función de los roles y de los equipos de los que formen parte los agentes.
Esto permite, que, por ejemplo, los miembros del equipo de TI vean únicamente sus canales y no tengan, por ejemplo, acceso a los canales de los miembros del departamento de marketing o de RRHH.
Además, los permisos por roles van a permitir que unos agentes u otros puedan crear canales, temas, editarlos, borrarlos o participar en unos temas determinados.
7. Canales privados
La herramienta colaborativa ForumTonic permitirá también crear canales privados, en los que, en vez de agrupar a los agentes según su rol o equipo, se añadirán los miembros individualmente.
Esto permite que se genere un canal privado, por ejemplo, con miembros del equipo comercial, del equipo de marketing y del equipo directivo.
